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3 solutions de time tracking pour mieux gérer son temps en 2021!

Vous avez sûrement déjà entendu que le temps, c’est de l’argent. En tant qu’entrepreneur(e), vous avez toujours 1000 choses à faire et vous travaillez très fort, mais les journées passent comme l’éclair. Tout en bas de votre liste de to-do, il y a des projets à moyen/long terme pour faire progresser votre business mais les semaines et les mois défilent sans que vous puissiez vous y attaquer. LE TEMPS VOUS ÉCHAPPE! Que faire?


Pour reprendre le contrôle, je vous conseille vivement l’utilisation d’un outil de time tracking. Il vous aidera à savoir où vous investissez réellement votre précieux temps, en plus de faciliter votre facturation. Découvrez ici mes trois options favorites : Everhour, Toggl et Tsheets.


Chacun à leur façon, ces outils permettent d’enregistrer les heures passées sur une tâche ou projet, de générer des rapports, et s’intègrent à d’autres outils numériques que vous utilisez déjà comme des logiciels de gestion de projet, de comptabilité et plus. Il y en a pour tous les goûts, besoins et budgets mais peu importe votre choix, planifiez le temps et le moment pour l’implanter : c’est un excellent investissement de temps! Go go go!

Everhour

https://everhour.com/

Everhour est une application complète et très polyvalente qui s’intègre un peu partout. Son pratique bouton « chronomètre » vous suivra dans n’importe quelle fenêtre de navigateur web, en plus de s’intégrer à de multiples outils de gestion de projet comme Asana, Basecamp, ClickUp, Trello, Jira, PivotalTracker et Teamwork, sans oublier certains logiciels de comptabilité (Quickbooks, Xero et Freshbooks), Slack, Zapier, et plus!

En intégrant Everhour à votre compte Asana, par exemple, vous pouvez démarrer le compteur directement dans une tâche sans autre manipulation. Everhour se synchronise avec vos projets, permet d’entrer des estimations de temps et d’établir différents types de budgets et bien sûr, il gère le temps enregistré. Dans un cadre collaboratif, vous pourrez aussi consulter la disponibilité de l’équipe et planifier les horaires, gérer le taux horaire de chaque employé ou partenaire et surtout indexer le taux facturé vs le taux coûtant (Question de vérifier si vous êtes rentables 😉 ).
Ce n’est pas tout! Si cet outil est très puissant, c’est grâce à toute l’information qu’il fournit dans son tableau de bord et sous forme de rapports détaillés et personnalisables. Que ce soit pour dresser un portrait réaliste de votre entreprise ou pour communiquer avec transparence avec un client, vous pourrez suivre la progression, la rentabilité et l’efficacité par rapport à un objectif, un budget ou une banque d’heures.

Versions :
Site web, extension de navigateurs (Chrome, Firefox, Safari, Opera et Edge) et application iPhone (beta)
 
Coût :
Forfait payant avec essai gratuit de 14 jours
À partir de 54,34$/mois pour 1 à 5 utilisateurs + 10,87$/mois/utilisateur supplémentaire
C’est vrai, il n’est pas donné! Mais si les fonctionnalités mentionnées ci-haut vous sonnent une cloche, eh bien dites vous que c’est un investissement qui aura un retour significatif.
 
Pour qui :
Pour les petites et moyennes équipes qui servent de nombreux clients et qui utilisent (ou devraient utiliser!) un outil de gestion de projet.

Toggl Track

https://toggl.com/track/

Toggl Track est un outil particulièrement simple à mettre en place : en quelques secondes vous pouvez créer votre compte et démarrer le chronomètre ou entrer manuellement des périodes de temps.

Grâce à son interface simple, il est facile de créer des projets, des clients et des tags pour mieux filtrer les rapports par la suite. Il est aussi possible d’inviter toute son équipe dans le même espace de travail (la version gratuite permet jusqu’à 5 utilisateurs) et de faire des sous-groupes. Toggl Track remplit bien son rôle premier de time tracker, mais ses fonctionnalités sont plutôt limitées en ce qui concerne la planification (sûrement parce qu’il y a Toggl Plan pour ça!).

En optant pour un de ses forfaits payants, vous pourrez aller un peu plus loin : établir des tarifs facturables, générer des rapports détaillés, arrondir les minutes automatiquement, recevoir des notifs de rappel si vous oubliez de démarrer le compteur, détecter l’inactivité en cours de route, etc.
Toggl Track s’intègre à plus de 100 applications tierces, notamment Asana, Trello, Todoist, Basecamp, ClickUp, Slack, Evernote, Xero et bien plus.


Versions :

Site web, applications mobiles Android et iOS, applications desktop pour Windows, macOS et Linux, et extensions de navigateur Chrome et Firefox.

Coût :
Gratuit pour équipes de 5 utilisateurs ou moins (fonctionnalités limitées)
Forfaits payants avec essai gratuit de 30 jours :
– « Starter » : À partir de 9$/utilisateur/mois
– « Premium » : À partir de 18$/utilisateur/mois

Pour qui :
Pour les entrepreneurs solo qui veulent une solution gratuite ou pour les entreprises qui ont simplement besoin de suivre le temps travaillé pour facturer leurs clients sans creuser l’analyse.

TSheets

https://www.tsheets.com/ca

Tsheets est offert par Intuit, la même entreprise qui a développé Quickbooks. Cet outil, qui s’intègre bien sûr à Quickbooks mais aussi à ADP et à Sage, permet de suivre qui travaille, quand et où. Adieu les « punch cards » et les feuilles de temps papier; bienvenue dans l’ère numérique!

Si vous ou votre équipe travaillez sur le terrain ou sur la route, TSheets est très pratique car le tracking peut s’effectuer hors réseau cellulaire. L’app mobile fournit alors un horodatage (timestamp) avec coordonnées GPS. Grâce à la géolocalisation, l’app détecte même votre arrivée et votre départ d’un lieu de travail!

Pour les gestionnaires, TSheets permet aussi de planifier l’horaire des employés selon le quart de travail ou le projet, d’approuver les feuilles de temps virtuelles et de les transmettre au service de paie. Des alertes peuvent aussi rappeler aux employés d’enregistrer ou de soumettre leurs heures travaillées.
Versions :
Site web et applications mobiles Android et iOS
 
Coût :
Gratuit pour un administrateur de compte
Forfaits payants avec essai gratuit de 14 jours:
– « Premium » : 30$ de base + 10$/utilisateur/mois

– « Elite » : 55$ de base + 15$/utilisateur/mois

 

Pour qui :
Pour les moyennes et grandes entreprises qui ont surtout besoin de suivre les heures de leurs employés (qu’ils soient sur la route ou dans une usine), approuver des feuilles de temps et planifier des horaires.
Voilà qui devrait vous orienter un peu. Il y a plusieurs autres solutions de time tracking sur le marché alors si ces 3 suggestions ne répondent pas à vos besoins, n’hésitez pas à en essayer d’autres! Profitez de la période d’essai gratuite pour manipuler l’outil et voir s’il vous convient avant de chambouler toutes vos façons de faire. Et n’oubliez pas que je suis disponible pour vous conseiller et vous aider à mettre vos outils en place! 😉

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