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Prise de rendez-vous 2.0

Ce que les Calendly de ce monde peuvent t’offrir

 

Dans ton quotidien d’entrepreneur “juste un peu” occupé, ça peut être tout un défi de gérer ton agenda. Entre tes échéances à toi, celles de tes clients et partenaires, et ta tentative d’avoir une vie personnelle (!), c’est possible que céduler un meeting soit complexe.

La bonne nouvelle, c’est qu’on est en 2022 et qu’il existe des outils pour faciliter la prise de rendez-vous! 🙌 C’est tellement libérateur de déléguer les tâches qui peuvent très bien être faites par un système. Aujourd’hui, j’ai décidé de te présenter Calendly (il est user-friendly, offert en français et “approuvé APH”!), mais sache qu’il existe des tonnes d’outils de ce genre sur le marché.

Ces petites merveilles sont un réel “life changer”. Elles accèdent à ton/tes calendriers pour vérifier tes dispos et génèrent un lien ou une page que tu n’as qu’à partager avec tes invités pour qu’ils réservent leur plage horaire. Chaque outil a ses particularités mais en général, tu peux personnaliser un grand nombre de paramètres pour l’adapter à tes besoins.

Voici quelques-uns des avantages et fonctionnalités de Calendly dont on ne veut plus se passer chez APH!

1. Prise de rendez-vous autonome

Aujourd’hui, le client veut pouvoir booker quand bon lui semble. En passant par la plateforme Calendly, ton client peut prendre un rendez-vous à SON moment opportun et sélectionner le bon type d’événement : fini, les Doodle interminables! Idem pour les clients potentiels/prospects, question que les « leads » potentiels ne te passent plus sous le nez.

 

2. Modèles d’événements personnalisables

En tant qu’entrepreneur, il est fort possible que tu offres plus d’un type de service ou rencontre sur rendez-vous. Ici, tu as la possibilité de créer un nombre illimité de types d’événements (des rendez-vous “modèles”) et de les personnaliser individuellement!

Par exemple :

    • Rencontre exploratoire – 45 minutes
      Exemples de questions pour l’invité:
      • Nom et prénom
      • Courriel
      • Sujets à discuter
      • Êtes-vous déjà client chez nous?
    • Suivi de projet – 60 minutes
    • Consultation – 90 minutes
    • Formation – 60 minutes

Ça devient donc une option fort pratique autant pour planifier une rencontre avec tes clients qu’avec les membres de ton équipe. De plus, les questions pour l’invité sont une excellente façon de collecter des informations de base ou de poser des questions spécifiques qui t’aideront à préparer la rencontre.

 

3. Préférences de disponibilité et connexion à ton agenda

Tu hésites à laisser ton agenda en mode “open house” de peur de te faire booker des rencontres back à back? Je comprends tellement. Mais pas de panique! Il est possible d’éviter ça. 

Avant de proposer une plage horaire à un invité, Calendly va vérifier 1) si tu es disponible dans ton calendrier/agenda (Google ou Outlook par exemple), et 2) les disponibilités que tu auras prédéfinies dans les préférences de l’outil. Celles-ci peuvent même diverger en fonction du type d’événement (mentionné au point 2). 

Par exemple, tu pourrais choisir de recevoir des clients les lundis et mardis pour des “consultations” et dédier les jeudis PM et vendredis AM pour des rencontres de “formation”. Calendly va alors proposer uniquement les plages horaires qui sont encore libres à ton agenda en fonction des préférences établies par type d’événement. Une fois le rendez-vous planifié, il apparaît déjà dans ton agenda, donc pas de perte de contrôle à l’horizon! 😉

4. Workflow et rappels

Grâce au workflow, il est possible d’automatiser toutes les tâches reliées à la communication, et ce par courriel ou SMS! J’entends par là l’envoi :

    • des confirmations de rendez-vous;
    • des rappels de rendez-vous;
    • des sondages de satisfaction post-rencontre;
    • de tout autre contenu pertinent à partager avec tes invités.

En plus, c’est facile de créer des workflows de zéro ou d’utiliser les templates proposés par Calendly. Il suffit de déterminer :

    • À quel(s) événement(s) on veut appliquer le workflow
    • Qu’est-ce qui va déclencher le workflow
    • Quelle(s) action(s) le workflow doit faire.

Puis, on personnalise le message à envoyer et voilà! Imagine le nombre de suivis que tu pourrais t’éviter d’envoyer manuellement. Pour nous, c’est un must!

 

5. Intégrations

Un outil n’est (selon moi!) pas complet s’il n’offre pas une intégration avec nos autres outils. Dupliquer les informations d’une place à l’autre, C’EST NON!

Intégration pour visioconférence

Lorsque ton client prend son rendez-vous et que la rencontre a lieu par visioconférence, un lien est automatiquement généré et le lien de la rencontre (Zoom, Teams, Google Meet) s’ajoute à l’évènement dans ton agenda et celui de ton invité. C’est donc beaucoup plus pratique que de copier-coller un nouveau lien et de l’envoyer à ton invité avant chaque rencontre. (Ça évite surtout les oublis 😳) On adore! 

 

Intégration à un site web

Tu peux ajouter ton Calendly directement à ton site web afin que les gens puissent facilement planifier des rencontres avec toi. Calendly propose soit d’intégrer une page qui présente les différents types d’événements, soit un joli bouton cliquable qui mène le visiteur directement à la page de prise de rendez-vous souhaitée.

 

Extension Chrome

Je ne pouvais pas écrire un article sur Calendly sans parler de sa merveilleuse extension Chrome!  Si tu n’as pas l’habitude d’utiliser des extensions, c’est très facile mais je t’invite à lire mon article de blogue Les extensions Chrome : Pour un navigateur plus productif pour les détails.

En gros, ça veut dire que tu trouveras toujours l’icône Calendly dans le haut de ton navigateur Internet, peu importe sur quel site tu te trouves. Tu n’as qu’à cliquer dessus pour avoir accès à ton Calendly complet si tu as besoin d’envoyer ton lien de prise de rendez-vous à quelqu’un. Un scénario où ça devient utile : Tu discutes dans Messenger avec un client potentiel et tu veux lui proposer des plages horaires. Pas besoin d’ouvrir un nouvel onglet et de te connecter à Calendly; l’extension est là pour ça! 😉 Petite démonstration vidéo ci-dessous!

Intégration dans Gmail

L’extension Calendly s’intègre aussi directement à ton interface Gmail (et même à ta messagerie LinkedIn!). Une petite fonction supplémentaire qui fait toute la différence et qui me sert tellement souvent! À quelle fréquence te demande-t-on : “Quand serais-tu disponible pour une rencontre?” … Ouaip. C’est ce que je pensais!

Dans ce cas, l’icône Calendly apparaît dans la barre d’outil lorsque tu rédiges un courriel. En cliquant dessus, tu peux sélectionner un type d’évènement et sélectionner des plages horaires à proposer, à même le courriel. Un simple copy-paste. Encore une fois, Calendly te proposera seulement les plages horaires disponibles (et c’est toujours en fonction du type d’évènement et des dispos à ton agenda – tu te souviens du point 3? 😉).

Ça va même plus loin que ça. Disons que tu veux proposer des plages horaires qui ne seraient pas nécessairement reliées à un type d’événement déjà configuré, tu pourras créer un événement ponctuel sur-le-champ! (Calendly appelle ça “one-off meeting”, autrefois “ad hoc meeting”.) Sans jamais sortir de ton courriel Gmail, tu pourras personnaliser ce rendez-vous spécial et y ajouter bien sûr les plages horaires de ton choix.

 

 

Alors voilà, j’ai fait le tour des fonctions qui sont des incontournables dans mon quotidien et qui contribuent grandement à alléger ma charge mentale. Ça fait quelques années que j’ai éliminé le back and forth interminable pour booker une rencontre et que j’ai arrêté d’écrire mes courriels de rappel moi-même… Et je m’en porte très bien! 😅

En espérant t’avoir éclairé un peu sur le sujet et/ou t’avoir donné envie de te lancer vers la prise de rendez-vous 2.0!  😉

 
 

Prêt.e à essayer Calendly?

 

* Ce texte contient des liens d’affiliation. Nous référons uniquement les outils que nous avons testés et/ou que nous utilisons.

 

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