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Écrire, planifier et collaborer : Organise ton entreprise avec Notion

Et toi es-tu du genre entrepreneur(e) éparpillé(e)??

Si la réponse est oui, bienvenue dans le club!
J’ai beau être top notch en matière d’outils de travail et d’automatisation, je ne te cacherai pas que ça m’a pris du temps avant de trouver LE bon système d’organisation de l’information pour moi. Parce que oui ça se peut d’avoir un excellent outil entre les mains mais que ce ne soit pas le bon outil pour TOI.
Depuis que je travaille à mon compte, j’ai eu l’occasion d’en tester quelques-uns. Pour mon utilisation, pour mes clients et pour mon pur plaisir! 😉 (#geek) Hélas, l’objectif de cet article n’est pas de faire un comparable des outils testés. 😅 Je veux te partager l’outil qui a fait une belle différence dans mon quotidien et t’expliquer pourquoi.

Donc commençons par le commencement. Quelles catégories d’infos doivent être répertoriées, organisées et utilisées dans le cadre de notre entreprise?
Voici ma liste:

Catégories d'informations dans Notion

T’imagines chercher des infos de ces catégories un peu partout? Méchante perte de temps… Pas mal sûre que toi aussi, ça t’arrive de recréer des trucs parce que tu ne les retrouves pas. Ou pire que tu te fais demander par tes collègues ou employés où trouver tel ou tel document. J’me suis tannée, puis j’me suis choquée, puis j’ai découvert Notion. 🙌

Visualisation des informations

J’ai tout de suite été séduite par la manière dont l’information est disposée (IMPORTANCE #1). C’est bien beau de pouvoir écrire, mais je veux pouvoir planifier et organiser dans mon outil. 

Avoir une vue d’ensemble est pour moi un élément essentiel dans un outil de prise de notes/collaboration car de devoir “deviner” dans quel folder se trouve l’information ou le document en question devenait de plus en plus pénible pour moi. Notion me permet de voir mes dossiers en un coup d’œil et il offre de multiples façons d’afficher les données.

Nombreux formats de contenu possibles

IMPORTANCE #2: Quels types d’éléments je peux ajouter à mes pages de notes?
Je ne sais pas pour toi, mais le simple traitement de texte me suffit rarement pour mettre en page des documents. J’ai besoin de checklists, de tableaux, de bulleted list, de tableaux, de timelines, j’aime ajouter des images, des liens, des vidéos, des dessins, etc. et bien sûr, pouvoir y intégrer mes autres logiciels pref!!

Je te donne un exemple simple: mes documents et images sont conservés dans Google Drive. C’est essentiel de joindre le lien dudit document qui provient de Google Drive si l’on y fait référence pour s’assurer que l’on collabore toujours sur le même fichier avec son équipe et ses partenaires.

Disons que je monte la planification d’un projet client dans Notion, incluant les notes de l’appel d’analyse de besoins, les informations pertinentes de l’entreprise, les éléments à inclure dans l’offre de service, les étapes de réalisation, les notes de nos rencontres, etc. Souvent les clients me fournissent des documents d’informations qu’ils me partagent dans Google Drive. Dans mon dossier Notion, je vais insérer le lien GoogleDrive du dossier ou document partagé par mon client. 😉

Autre exemple: disons que tu crées du contenu ou des visuels pour tes clients. Tu pourrais utiliser Notion pour y monter le plan de création en y ajoutant les requis, les inspirations, le mood board, l’échéancier, le budget, etc. Et pour tous les documents et images que ton client te fournis, tu pourrais insérer les liens de partage (Google Drive, Dropbox ou Onedrive) pour toujours avoir le fichier à jour sous les yeux.

Étude de cas: Comment j’utilise Notion

Bon alors concrètement, à quoi ressemble mon utilisation de Notion? À vrai dire, je l’utilise pour mon entreprise ET pour ma vie perso! Oui oui. J’ai un wiki business et un wiki perso. (Un wiki c’est un espace collaboratif logé sur un site web ou une application web). Donc je l’utilise pour gérer tant mes projets clients, collaborateurs, projets à développer que mes plans de voyages, mon budget familial et mes inspirations déco! 😉

Je te montre un peu plus en profondeur mon wiki entreprise:

 

Gérer les ressources humaines

Voici ce que je mets dans ma page Ressources/RH:

Catégories d'informations dans Notion
Catégories d'informations dans Notion
Donc pour chaque freelance, je remplis ces sections qui sont partagées 🙂

 

Documenter les procédures internes

Une autre utilité bien pratique de mon Notion: j’y mets tous mes processus et procédures internes.

Ça comprend les étapes à suivre pour certaines tâches, des tutoriels vidéos et des liens de référence. J’aime bien utiliser la vue Table (base de données) pour répertorier les outils numériques utilisés et supportés chez APH ou encore les formations que nous offrons car cette vue permet d’ajouter plein d’autres champs à personnaliser. Exemple: la date de dernière mise à jour, l’utilité de l’outil, les ressources qui le maîtrisent au sein de l’équipe, une brève description, etc.

La vue Gallery est parfaite pour ma banque de vidéos car elle permet une identification visuelle et en cliquant sur l’image, on trouve les détails pertinents.

Voici de quoi a l’air ma banque vidéo:

Catégories d'informations dans Notion

 

Et voici ma base de données d’outils numériques: Une bible en devenir pour l’équipe APH 😅

Catégories d'informations dans Notion

 

Offrir un portail à mes clients

Ça faisait longtemps que je cherchais une manière de collaborer avec mes clients mais pas juste en mode “tâche ou projet”. Je rêvais de leur fournir un espace où retrouver les résumés de nos rencontres, les pages d’aide des plateformes qu’on implante, leur offre de service, factures et surtout, un endroit pour qu’on communique sans le back and forth interminable des courriels! J’ai réalisé qu’avec Notion, je pouvais créer un petit portail personnalisé pour chaque client et c’est vraiment pratique. Non mais mine de rien, je peux répondre de manière beaucoup plus efficace car quand je suis dans le portail d’un client, je peux prendre en charge toutes ses questions au même moment plutôt que de les traiter de manière éparpillée par courriel.

Catégories d'informations dans Notion

Démarrer avec Notion

Notion est gratuit pour un usage personnel de base, ce qui conviendra amplement à plusieurs travailleurs autonomes. Il existe aussi des plans payants (Personal Pro, Team et Enterprise) plus étoffés qu’on peut essayer gratuitement.

Un avantage non-négligeable de Notion, c’est que la mise en place initiale est super simple et rapide. Dès la création de notre compte, on est pris en charge avec une série de « pop-up » explicatifs pour démontrer les différents outils à notre disposition. Et c’est là que le fun commence!
L’interface du workspace est épurée et quelques pages sont créées à titre d’exemples pour nous aider à partir du bon pied. Explore-les à fond! Elles sont bourrées d’explications, de tutoriels vidéo et d’exemples de tout ce qu’on peut faire avec Notion. Ne te laisse pas intimider par les fonctionnalités plus complexes dès le départ. Commence lentement avec une page simple ou deux, et donne-toi le temps de te familiariser avec l’outil. Ensuite, tu pourras personnaliser le tout selon tes besoins en parcourant les multiples templates (classés par domaine d’activité) et en jouant avec les fonctions avancées.

Si tu veux transférer du contenu que tu as déjà créé ailleurs, c’est possible grâce à la chouette fonction d’importation. Elle supporte Evernote, Trello, Google Docs, Asana, Word, Excel et plus. La dernière chose qu’on veut quand on adopte un nouvel outil, c’est de passer des semaines à tout refaire ce qu’on avait dans d’autres outils. Merci Notion de faciliter la transition!

 

En conclusion, Notion a définitivement gagné mon cœur, mon cerveau et mon entreprise! 😀  Si tu rushes à organiser ta vie, j’espère que ce petit survol t’aura donné le goût d’essayer Notion toi aussi.

Pssst: Je vais bientôt ouvrir les portes d’un membership très hot pour partager mon expertise, mes trucs et mes templates avec les entrepreneurs qui rêve d’être autonome avec les outils numériques et enfin automatiser leur business. Ça t’intéresse? Indique ton nom et courriel ici et je te fais signe quand c’est prêt!

 

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