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Automatiser tes tâches comptables

Laisser la machine classer tes opérations bancaires à ta place? (Un gros OUI!)

 

Si je te parle d’automatiser tes opérations bancaires, es-tu plus du genre « Uh?! de quoi? » ou plutôt « Ah ouais ça l’air super, mais c’est ben trop compliqué pis toute façon je suis rendu habitué de faire ça une par une ».

Yup, je l’entends souvent, celle-là.

Automatiser tes opérations bancaires dans un logiciel de comptabilité comme Quickbooks permet de placer dans la bonne catégorie chacune de tes entrées et tes sorties d’argent pratiquement sans y toucher!! Tsé, ce que tu fais chaque mois avec ton relevé de banque et ton highlighter jaune?

 

Les opérations bancaires répétitives

Je te donne les détails de la solution dans quelques instants mais juste pour être certaine qu’on se comprenne bien, voici quelques exemples de transactions que tu classes chaque mois:

Tu as payé avec ta carte de crédit ton essence chez Shell: Mets ça dans le compte de dépense « dépense véhicule », fournisseur « Shell », taux de taxes « taxe essence ».

Les frais mensuels de ton abonnement Microsoft Office ou Google sont passés à ton compte: Mets ça dans le compte de dépense « frais d’abonnement », fournisseur « Google », taux de taxes « TPS/TVQ ».

Chaque fois que tu vas au café du coin: Mets ça dans la catégorie « resto », fournisseur « Resto du coin”, taux de taxes « taxes resto ». 

* Les catégories de plan comptable et les taux de taxes sont à titre d’exemple 😉 *

Ça devient redondant, non?

 

La solution: Les règles automatiques

La solution pour remédier à ce calvaire est de « créer des règles automatiques » dans ton outil comptable pour que tes transactions bancaires se classent automatiquement et au bon endroit. Il s’agit de programmer dans le logiciel des conditions simples mais précises pour que celui-ci reconnaisse ensuite dans quel compte placer la transaction en fonction de la description, du montant ou du fournisseur par exemple.

Donc le « Mets ça dans tel compte avec tel taux de taxes et tel fournisseur » de mes exemples plus haut, c’est à Quickbooks que je le dis. Pis juste une fois!

Pour te montrer à quel point ce n’est pas sorcier, voici la règle que j’ai configurée pour ma mensualité de Zoom. 😉

Exemple de règle automatique dans Quickbooks

C’est TRÈS satisfaisant de voir une tâche comme celle-ci s’accomplir seule. Surtout quand tu as bien d’autres choses à faire (Je sais pas pour toi, mais moi ça m’arrive 😅).

 

Pour garder un œil sur l’automatisation

Si tu te dis : “Oui mais ça m’inquiète de perdre le contrôle sur ce qui est classé sans même le vérifier”, sache que tu as le choix de:

a) faire classer automatiquement ta transaction sans la faire valider, ou 

b) vérifier la transaction avant de la confirmer. 

Perso, je préfère cette deuxième option notamment pour les transactions d’abonnement car ça me permet de valider si j’en ai toujours besoin.

Paramètre de confirmation manuelle dans Quickbooks

Ce n’est qu’un centième de ce qu’un logiciel de comptabilité infonuagique peut te faire économiser comme temps et énergie. Je le sais parce que je le vis moi-même au quotidien et j’ai aidé des dizaines d’entrepreneurs à se permettre cette liberté.

Si ça te parle mais que tu ne te sens pas à l’aise de faire le saut sans filet, j’ai une solution toute prête, clé-en-main pour toi. Tu y jetteras un œil si tu n’en peux plus de la comptabilité à la mitaine! 😉

 

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