Dans l’article de blogue précédent, j’expliquais les avantages de bien s’organiser et d’automatiser ses processus afin de pouvoir prospérer sans se brûler. Maintenant que tu comprends l’intérêt de la démarche d’automatisation, tu te demandes probablement : Ok mais par où commencer et quoi automatiser? Ça tombe bien, c’est le sujet de cet article! 😉

Tout d’abord, je tiens à souligner que ça vaut vraiment la peine d’adopter un système de gestion si ce n’est pas déjà fait. J’apprécie particulièrement Asana pour sa facilité d’utilisation et ses multiples fonctionnalités, mais il en existe plusieurs autres comme Trello, Monday ou ClickUp. Concrètement, un tel système te permet par exemple de lister chaque étape d’un projet, d’attribuer des tâches et de suivre de près tes échéances. Le fait de centraliser ainsi tes activités sur le nuage (pas juste dans ta tête ou ton agenda papier!) va te donner une meilleure vue d’ensemble des projets en cours sans perdre de vue les petits détails.

En termes d’automatisation comme telle, Asana lui-même est aussi équipé de plusieurs fonctionnalités qui allègent la coordination, notamment des règles personnalisables pour créer des tâches, les attribuer ou les mettre à jour, tout ça de façon automatique. De plus, de nombreux outils numériques peuvent être intégrés à ce système pour gagner en efficacité et éviter de jongler constamment entre plusieurs applications. Si ça t’intéresse, tu peux essayer gratuitement Asana pour 30 jours ici!

Si des gros changements (genre revoir toutes tes façons de faire ou adopter un nouveau système de gestion complet) te semblent insurmontables en ce moment, commence plus petit! Pas obligée d’automatiser la totalité de tes opérations demain matin! Mais si tu prends quelques minutes pour examiner quelles actions précises bouffent inutilement ton temps, tu trouveras sûrement certains types de tâches qui se prêtent particulièrement bien à l’automatisation. 

Je pense surtout aux tâches répétitives et cléricales, notamment celles qui consistent à transférer de l’information d’un système à un autre et à organiser des données externes dans un système interne. Ces tâches occupent parfois une très grosse portion de ton temps! Le fait que ça soit fait par toi n’apporte absolument rien de plus et une machine peut très bien le faire à ta place.

Pour t’aider à visualiser de quelles façons tu pourrais implanter l’automatisation dans ton entreprise, je te propose ici un survol des possibilités pour ta comptabilité, tes réseaux sociaux et tes courriels.

Qui dit entreprise, dit comptabilité. Désolée, mais on n’y échappe pas! Je sais que c’est la bête noire de beaucoup d’entrepreneurs. Si toi aussi, tu trouves ça désagréable, long, plate, angoissant… Ben ce sont de bonnes raisons pour en automatiser le plus possible, non?!

Voici quelques exemples de ce que tu pourrais automatiser dans ta comptabilité :

• La création automatique de tes dépenses récurrentes
• La création et l’envoi automatique de tes factures clients
• La catégorisation automatique de tes transactions bancaires (tenue de livre)
• L’envoi automatique d’un courriel de rappel à tes clients ayant un retard de paiement
• Le suivi et calcul automatique de ton kilométrage

Des logiciels spécialisés dans ce domaine (je recommande Quickbooks, mais il en existe plusieurs autres) offrent des tonnes de fonctionnalités qui facilitent la comptabilité. Tu sauves du temps dans tes petites opérations du quotidien ET pour les grands « événements » comptables (taxes, impôts, fin d’exercice…). Et si une partie du travail se fait automatiquement et que tes affaires sont en ordre sans effort, dis-toi que ton vrai comptable va te coûter moins d’heures et que toi tu auras plus de temps pour faire autre chose!

Ah les réseaux sociaux, c’est tout un monde! D’un côté, notre marketing passe souvent par là et on fait des efforts pour se démarquer, mais d’un autre côté, on peut facilement y perdre beaucoup trop de temps. Alors est-ce qu’il y a moyen d’être suffisamment actif sur les réseaux sociaux sans passer nos journées là-dessus? Est-ce qu’il y a moyen d’automatiser sans que notre clientèle ait l’impression qu’on a délégué la gestion à un robot? Absolument!! L’idée, c’est d’automatiser avec modération!

Par exemple, c’est pratique de programmer une partie de son contenu à l’avance. Au moment qui te convient, fais un blitz créatif de posts et planifie plusieurs publications. Tu auras ensuite l’esprit tranquille pour un bout. (Ça ne t’empêche pas de partager des trucs spontanés ici et là!) Pour publier du contenu sur plusieurs plateformes d’un coup, des outils comme Buffer, Hootsuite et Loomly peuvent te faciliter la tâche.

En passant, pour concevoir des posts de médias sociaux, je te recommande de planifier et visualiser le tout sur Milanote ou Notion. Ce sont des outils géniaux pour structurer du contenu et collaborer.

Voici aussi une petite astuce pour la gestion des messages reçus via Facebook Messenger. Ça peut devenir lourd (et plus envahissant que des courriels) et tu vas certainement remarquer à la longue que les mêmes questions se répètent. Eh bien savais-tu qu’il est possible d’enregistrer des questions courantes accompagnées de leurs réponses? Lorsqu’une personne visite ta page Facebook, elle verra ces suggestions dans l’outil de messagerie, pourra sélectionner sa question et obtenir automatiquement la réponse. Je t’encourage bien sûr à garder un oeil sur ton inbox et interagir de façon personnelle avec tes clients et leads autant que possible, mais c’est libérateur de savoir que les petites questions faciles seront répondues immédiatement.

L’automatisation courriel est une autre magnifique invention! Il y a bien sûr le classique « auto-reply » pour tes vacances ou simplement accuser réception d’un message. Mais ça va bien plus loin!

Je pense ici aux séquences de courriels automatisées qui peuvent par exemple s’envoyer à un nouvel abonné de ton infolettre ou à un nouveau client qui vient de passer une commande. Regarde du côté des logiciels de marketing comme Mailerlite, Mailchimp ou ConvertKit. Le choix de l’outil dépendra de tes besoins spécifiques.

Si ton entreprise requiert de gérer des rendez-vous avec ta clientèle, il y a des outils fantastiques pour t’éviter d’échanger 25 courriels juste pour planifier une rencontre. Je pourrais parler longtemps de GOrendezvous et Calendly pour ne nommer que ceux-là! Mais dans le cadre du présent article sur l’automatisation en général, je vais simplement souligner que ces outils peuvent notamment envoyer un rappel automatique à ton client la veille d’un rendez-vous!

Comme tu vois, il y a toutes sortes de petites choses anodines qu’on peut automatiser et qui vont libérer beaucoup de temps dans tes semaines. J’ai déjà parlé des extensions Chrome dont plusieurs sont conçues précisément pour booster ta productivité ou automatiser certaines opérations.

Ça peut aussi valoir la peine d’explorer les milliers de liens que peut faire un outil comme Zapier. En quelques clics, tu peux configurer un « zap » : Un événement X dans une de tes apps va alors déclencher une action Y dans une autre de tes apps. Pis avant que tu rejettes l’idée parce que ça a l’air trop technique, sache que le onboarding de Zapier est super bien fait! Dès que tu crées ton compte gratuit, tu reçois (automatiquement! 😉 ) une série de courriels qui te prennent par la main pour t’aider à créer ton premier zap… alors pas d’excuse!

Bien entendu, j’ai fait ici un survol très général des possibilités. L’automatisation s’applique différemment dans chaque entreprise et pour chaque travailleur autonome. La constante, c’est qu’elle a un excellent retour sur l’investissement! Le temps que tu prends pour automatiser est un bien petit prix à payer pour tout le temps que tu vas sauver par la suite. Si ça t’intéresse, abonne-toi à ma page Facebook APH Stratégie : j’y partage pleeeeiiinnn d’astuces! Et si tu as besoin d’aide personnalisée pour identifier quelles tactiques d’automatisation conviendraient le mieux à ton entreprise, n’hésite pas à me joindre!