8 ACTIONS CONCRÈTES À ÉLIMINER DE VOTRE ENTREPRISE!

15 août 2018

Règle #1 de l’efficience; retirer toute forme de gaspillage dans son entreprise

Quand je parle de gaspillage, je parle ici des 8 types de gaspillage identifiés selon la méthodologie Lean, méthodologie qui vise à limiter les actions à non-valeurs ajoutées dans le but d’obtenir un processus qui frôle la perfection.

Mine de rien, ces comportements qui semblent banals et sans conséquence peuvent avoir une incidence directe sur votre rentabilité et la satisfaction du client. La méthodologie Lean six sigma est souvent associée aux domaines manufacturiers et de production, mais détrompez-vous ! Le gaspillage est fréquemment observé dans de petites entreprises de service ou de technologie et la première étape de leur élimination est de les détecter. Je vous propose donc un résumé ”short and sweet” de ces 8 types de gaspillages question de vous aider à mettre de meilleures pratiques en application dans votre quotidien.

Les stocks inutiles : Ils sont souvent causés par la surproduction ou une mauvaise planification. Qu’il s’agisse de boîtes d’emballage commandées en trop, de documents de formation imprimés en nombre supérieur qu’au nombre de participants ou alors d’un capital immobilisé tout simplement. Le hic avec le stockage est qu’il s’agit aussi de ressource financière investie qui n’est plus disponible dans votre fonds de roulement donc qui ne peut pas non plus être réinvestie dans la croissance de votre entreprise. Donc petit conseil ici, on planifie mieux !

La surproduction : Produire plus que le besoin du client ce n’est pas nécessaire d’autant plus que ceci générera d’autres types de gaspillage par la suite. La surproduction est aussi équivalente du traitement en double ; les doublons d’impression et de saisie, les bugs ou les réponses au client qui sont traités en double par manque de communication. Quand tu traites un dossier ou un courriel, dis-le à ton collègue ! (par courriel bien sûr)

La non-qualité : Ici je vous parle de tout ce qui implique les erreurs de saisies de donnée, les erreurs dans le traitement d’une commande ou bien dans l’information donnée au client. Je sais, vous allez me dire « Mais l’erreur est humaine ! » Bien d’accord, mais parfois, les quelques minutes requises pour se relire valent la peine. Le risque d’insatisfaction et d’atteinte à la réputation est diminué en plus des coûts et du temps liés à la réparation de ladite erreur. L’objectif : Faire bien du premier coup #firsttimeright

Le temps d’attente : Il y a goulots d’étranglement lorsqu’une personne doit attendre entre 2 tâches ou 2 étapes afin de pouvoir poursuivre son travail. Par exemple, le fournisseur qui attend votre confirmation avant de procéder ou alors le temps de traitement de certains calculs qui sont faits manuellement par une tierce personne. Si possible, pensez à automatiser certaines tâches dans un avenir rapproché.

Les déplacements inutiles : Quand vous devez vous déplacer pour déposer un document physique sur le bureau d’à côté, c’est du GASPILLAGE. Tout déplacement en fait de matériaux, de documents ou d’informations qui n’apportent aucune valeur pour le client est un déplacement inutile. Tentez de toujours prioriser le numérique et envoyez-le par messagerie instantanée. #paperless

Le processus excessif : Je sais, on aime viser la perfection, mais parfois vaut mieux s’en tenir à du contenu bref, mais efficace. Les réunions c’est bien pratique pour communiquer de l’info, mais quand ça s’étire et que le bla bla prend le dessus ça devient du processus inutile. Ou les rapports mensuels que vous souhaitez parfait, mais sont en fait trop long et trop complexe ; inutile aussi ! Lorsque vos outils et programmes informatiques sont trop longs et trop complexes à utiliser ou encore que vos processus en place sont trop lourds, ce sont des processus excessifs. Pensez simplification ! Le mapping de vos processus peut vous aider à y détecter les étapes à non-valeurs ajoutées.

Les gestes et mouvements inutiles : Aussi simple qu’un espace de travail mal organisé, un poste de bureau non ergonomique ou une imprimante trop loin de votre poste de travail. Prenez conscience du temps consacré à ce type de mouvements dans une journée. Chercher des documents dans un répertoire d’information qui est mal organisé ou non à jour, ça arrive tous les jours ! C’est banal vous me direz, mais ça fait partie des gestes quotidiens inutiles qui diminue l’efficience. #organisez-vous.

Le potentiel humain mal exploité : Vous demandez constamment à un de vos collaborateurs geek et vraiment doués de faire de la simple saisie de donné dans un fichier Excel. Erreur ! Vos meilleures ressources sont des atouts et doivent être utilisées à leur plein potentiel. Il serait plus rentable d’embaucher une adjointe 10 h/semaine ou encore d’adhérer à un outil de travail qui permettrait l’automatisation de cette tâche. Les employés qui font preuve d’initiative et d’idées innovatrices sont des ressources importantes pour votre entreprise, ne les gaspillez pas. ????

Comme disait Shigeo Shingo (expert Lean) : « Le plus dangereux des gaspillages est celui qu’on ne voit pas »

Maintenant que vous êtes un peu plus éclairé sur le sujet je vous invite à appliquer un mode de vie d’entrepreneur zéro déchet ????